Règles de nommage des fichiers

 

Ces régles sont à respecter absolument pour les pages web ou tous les fichiers mis en ligne autrement les documents peuvent ne pas être accessibles

Rappel de quelques règles et recommandations ( Par Laurence Pitoiset académie de martinique)

NB : Ces règles peuvent faciliter le travail collaboratif et les échanges de documents pour l'épreuve de spécialité en T STG ou en STS

1. Nommage des documents (ainsi que des répertoires et des dossiers) :

Pour limiter les risques de perte, de "plantage" et/ou de confusion :

  • choisir un nom court, significatif si possible (même si le logiciel promet la possibilité de 256 caractères, alléger...)
  • ne jamais utiliser d'accent ou de signe diacritique dans ce nom (lettre accentuée, virgule, signe mathématique, etc.)
  • ne jamais utiliser d'espace: les remplacer par le tiret de soulignement ("underscore", touche 8)
  • le tiret simple peut être utilisé (mais il est préférable de l'éviter).
  • supprimer les mots inutiles (ex: "devoir thème 6 management les styles de direction" devient plutôt "DevManage_theme6_Styles_Direction.rtf"
  • par défaut, tout document ouvert (dans un texteur par exemple) est un "Document1" ou "Sans nom1": il faut le nommer correctement et l'enregistrer avec le nom approprié, dès le début de la  saisie.
  • vérifier les "propriétés" des documents : supprimer les informations inutiles, parfois indiscrètes...
  • toujours vérifier l'extension au moment de l'enregistrement : penser à utiliser les formats ouverts plutôt que les formats propriétaires. Par exemple, éviter le .doc et lui préférer le .rtf (lisible par tous les logiciels texteurs) ou le .pdf (semi-ouvert).

Résumé :

Pour nommer correctement un fichier, ou un dossier, il faut :

0. Choisir un nom court et significatif.

1. N'utiliser que des chiffres, des lettres NON accentuées  et des _ (tirets de soulignement). Tous les autres caractères dits spéciaux ne doivent pas être employés.

2. Ne jamais inclure d'espace dans le nom du fichier.

3. Réserver le caractère . à l'indication d'une extension, d'un format.

 

 

Pour en savoir plus sur les formats ouverts et leur utilité :

http://openweb.eu.org/articles/accessibilite_numerique_pourquoi/

http://formats-ouverts.org/

 

 

2. Révision des documents :  (lorsqu'on est amené à travailler sur un projet de document à plusieurs)

Plusieurs méthodes peuvent se compléter :

Le mode révision:

Les texteurs proposent tous un mode révision/modification qu'il faut utiliser pour faciliter le suivi.

Rappel : touche d'aide sous menu "?" ou touche de fonction F1, quel que soit votre logiciel (sous Windows). On peut également utiliser le suivi de version d'un même document (activation, voir l'aide).

 

Le renommage:

Losqu'un auteur intervient sur un document, il peut ajouter ses initiales et la date de révision (dans un format simple, type jjmmaa) en renommant le document.

Il faut cependant se mettre d'accord sur les règles applicables et être très rigoureux dans leur application, par tous les intervenants. (Exemple : "Proposition_V2_AX_250108.rtf", avec V2 = version 2, AX est un des relecteurs, travail en date du 25 janvier 2008).

 

Le tableau de suivi:

Insèrer au début du document qui doit circuler un tableau de ce type, d'au moins deux colonnes :

Nom du relecteur

date de relecture

 

 


Ajouter si nécessaire une colonne validation, modifications, ... etc. en fonction des besoins.

Le tableau est complété par chaque intervenant, au fil des relectures, avec ou sans modification.

Cette méthode classique est plutôt réservée aux circuits longs de relecture, pour les documents à valider avant publication. Elle nécessite l'accord des intervenants et une transparence complète pour favoriser la traçabilité des documents. (Exemple : une fois le document validé par tous, nommage sous "PropositionFinale_010208.rtf").

 

Résumé :

Pour faciliter le travail collaboratif et suivre facilement un fichier, il faut :

0. Se mettre d'accord sur une procédure, connue et appliquée par tous les intervenants.

1. Mettre en oeuvre des solutions simples : numéroter les versions, ajouter les initiales des relecteurs et la date de dernière intervention

2. Relire attentivement et renommer correctement le fichier final.

 

Pour Word: raccourci activer/désactiver les modifications : Ctrl + MAJ + R
Explicitation en une page ici :Dossier Journal du Net

De l'aide sur le site de l'éditeur, choisir votre version : http://support.microsoft.com/

 

Pour OpenOffice: choisir les Guides "Writer" ici : Documentation OpenOffice

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